adatvedelminyilatkozat

Az Egis Gyógyszergyár Zrt. adatkezelési tájékoztatója

Összefoglaló

Utolsó módosítás: 2018. július 24.

 

Általános rendelkezések és elérhetőségek 

A jelen dokumentum az Egis Gyógyszergyár Zártkörűen Működő Részvénytársaság („Egis”) ügyfeleivel, a szerződéses partnerei kapcsolattartóival, marketing üzenetei címzettjeivel, gyáregységei és egyéb létesítményei látogatóival, valamint egyéb érintettekkel kapcsolatos adatkezelési tájékoztatójának rövid összefoglalója. Az egyes adatkezelési körülmények részletesebben az adatkezelési tájékoztató teljes változatában szerepelnek.

Az adatkezelési tájékoztató teljes változata ITT érhető el.

Felhívjuk figyelmüket, hogy az Egis által végzett adatkezelésekről kizárólag az adatkezelési tájékoztató teljes változata tekinthető teljes körű tájékoztatásnak. A jelen összefoglaló csak elősegíti a teljes adatkezelési tájékoztató könnyebb megértését.

Az Egis fő elérhetőségei: 1106 Budapest, Keresztúri út 30-38., +36 1 803-5555, mailbox@egis.hu, illetve adatvédelmi kérdésekben: adatvedelem@egis.hu, és a www.egis.hu weboldal.

A kezelt adatok köre és adatkezelési célok

 

Az Egis alapvetően az alábbiakban felsorolt személyes adatkezelési tevékenységeket végzi. Az Adatkezelési Tájékoztató teljes változata tartalmazza az Egis által végzett adatkezelések részletes áttekintését, ideértve a pontos adatmegőrzési időket is. Bizonyos adatokat – például olyan adatokat, amelyek a könyvelést alátámasztó iratok részét képezik, illetve az Egis és az ügyfél közötti szerződéskötéssel kapcsolatos dokumentumokban (pl megrendelésben) vagy a kiállított számlán szerepelnek – az Egis köteles az adójogszabályok alapján 5 évig, a számviteli jogszabályok alapján 8 évig őrzi. Az adatokhoz általában az Egis illetékes üzletágainak munkatársai férhetnek hozzá.

 

1.         Adatkezelések az Egis külső kommunikációi során

 

Magánszemélyek támogatást kérő megkereséseinek ügyvitele, válaszadás az érintettek számára.

Név, elérhetőség (email cím, telefonszám), családi körülmények, betegségre vonatkozó adatok.

Termékekkel kapcsolatos kérdések megválaszolása

A kérdést feltevő személyek által a telefonon és levélben küldött kérdésben megadott személyes adatok.

Mellékhatás bejelentés kezelése - a mellékhatást bejelentő személyek bejelentésében foglalt adatok, tipikusan: név, elérhetőség, betegségre vonatkozó adatok.

Amennyiben a bejelentést nem a páciens teszi, úgy ilyen adatok tipikusan a bejelentő egészségügyi dolgozó neve, elérhetősége, az általa kezelt páciens neve, elérhetősége, életkora, neme, gyógyszerszedésével kapcsolatos adatai, betegsége, igénybe vett kezelései, laboreredményei, vizsgálati eredményei, panaszai.

Interaktív részvétel biztosítása az ETTK (Egis Tudományos és Technológiai Központ) látogatása során

ETTK látogatóinak neve, e-mail címe, hozzájárulás esetén a játékokon elért eredmény és szimulátorban készült fényképek.

Fotók és videók, valamint egyéb médiaanyagok (pl. interjú) készítése az Egis belső és külső kommunikációs osztályai által (pl. Egis vagy partnerei által szervezett rendezvényeken, megbeszéléseken, látogatásokon, vagy az ETTK (Egis Tudományos és Technológiai Központ) látogatása, vagy interjúk készítése során).

Az Egis belső és külső kommunikációs osztályai vagy megbizottaik által készített fotók és videók (pl. Egis vagy partnerei által szervezett rendezvényeken, megbeszéléseken, látogatásokon, vagy az ETTK (Egis Tudományos és Technológiai Központ) látogatása során, vagy interjúk készítése során), valamint bármely egyéb, az érintettek által rendelkezésre bocsátott fénykép, video és egyéb médiaanyag. A felvételeket alvállalkozók (adatfeldolgozók) is készítik: 21. századi Kommunikáció Kft., Merit Film Kft., WATER FILM Vizuális Kommunikáció Kft., Képszerkesztőség Kft., Horváth Barnabás EV, Videosquare Kft., Videosquare Kft., Futurion Informatikai és Szolgáltató Kft., DekoRatio Reklámszolgáltató Zrt.

 

Az adatokat az Egis általában az érintett hozzájárulásának visszavonásáig kezeli, ennek hiányában a válaszadásig, illetve amíg az érintettel való kapcsolat tart, mellékhatások bejelentése esetén a jogszabályokban előírt időtartamig.

 

2.         Környezetvédelmi és üzembiztonsági célú adatkezelések

 

Az Egis tevékenységéhez szükséges hatósági engedélyek beszerzése, és bejelentési kötelezettségek teljesítése

Hatósági kapcsolattartók és helyetteseik, társasági sugárvédelmi megbízott, társasági kábítószer és kábítószer-prekurzor felelős neve, anyja neve, születési helye és időpontja, neme, állampolgársága, lakcíme, szakmai végzettsége oklevél számmal. Az adatok az illetékes hatóságok számára továbbításra kerülnek hatósági adatkérések esetén, jellemzően az alábbi címzettek számára: Országos Rendőrfőkapitányság, Országos Atomenergia Hivatal, Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet („OGYÉI”), területileg illetékes Kormányhivatalok. Az adatokat az Egis a munkakör betöltéséig kezeli.

Munkavállalók, külsős partnerek tűzvédelmi szakvizsga bizonyítványainak nyilvántartása jogszabályi megfelelés céljából

Szerződéses partnerek munkavállalóinak neve, tűzvédelmi szakvizsga bizonyítvány száma és érvényessége. Az adatokat az Egis a munkaviszony megszűnésétől számított 3 évig, illetve szerződéses jogviszony esetén 5 évig kezeli.

 

3.         Szerződésekkel, orvoslátogatásokkal, patikai kereskedelmi megbeszélésekkel, transzparencia kötelezettségekkel kapcsolatos adatkezelések

 

Szerződések nyilvántartása digitális adatbázisban

Egészségügyi szakember neve, címe, azonosítója (pecsét), adószám, a szerződés tárgya, feltételei. A digitalizálást adatfeldolgozóként a Partner Management Tanácsadó Kft. támogatja (szkennelés, dokumentum rendezés).

Orvoslátogatások tervezése, szervezése, eredményességük mérése, a gyógyszerismertetői munkához szükséges partnernyilvántartás elkészítése és naprakészen tartása, kapcsolattartás az orvosokkal

Az egészségügyi szakemberek (orvosok) adatai:vezetéknév, keresztnév, szakterület(ek), titulus, képesítés, beosztás, munkahely(ek) neve, címe, azonosító kódja, telefonszáma, e-mail címe, levelezési címe, neme, valamint a gyógyszeripari tevékenység körében a jogszabályok és a külső és belső szabályzatok által meghatározott információk. Az orvoslátogatók az alábbi adatokat jegyzik fel: látogatás helye, időpontja, a bemutatott termékek. Egyéb: Orvoslátogató, Területi Vezető munkavállalói adatok (név, céges email, vonal, törzsszám, (PIN).

A Generikus Gyógyszeripar Egészségügyi Szakembereknek és az Egészségügyi Szervezeteknek Nyújtott Juttatások Közzétételéről szóló Transzparencia Kódex alapján az Egis weboldalán történő közzétételi kötelezettségek teljesítése -

A támogatások címzetti körének és összegének követése céljából a támogatásban részesülő egészségügyi szakember neve, címe adóazonosító jele, egyedi azonosítója (pecsétszám/nyilvántartási szám), munkahely neve, címe, telefonszáma, juttatás típusa összege, ezek forrásdokumentumai. Hozzájárulás esetén a következő adatokat teszik közzé: név, székhely, egyedi azonosító, juttatás összege és típusa.

Szerződéses partnerek kapcsolattartóinak és a teljesítésbe bevont személyek adatainak kezelése a szerződés teljesítése, megfelelési kérdésekkel vagy a szerződés végrehajtásával kapcsolatos bármilyen egyéb teendő és jogorvoslatok céljából

A partnerek kapcsolattartóinak és a teljesítésbe bevont személyek neve, kapcsolattartási adatai (e-mail, telefon, fax) és a szerződéssel kapcsolatos személyes adatot tartalmazó kommunikáció. A szerződéseket tároló IT eszközöket adatfeldolgozók üzemeltetik: SAP Hungary Kft., EasyCon Tanácsadó Kft., DXC Technology Enterprice Services Kft., Itelligence Hungary Informatikai Kft.

Az Egis orvoslátogatói által szervezett rendezvények és kerekasztalbeszélgetések jelenléti íveinek nyilvántartása -

Az Egis által szervezett rendezvények és kerekasztal-beszélgetések jelenléti ívén szereplő adatok: helyszín, dátum, a résztvevő neve, a résztvevő pecsétszáma, a résztvevő aláírása, valamint a szervező orvoslátogató neve.

Meghívók küldése az Egis által szervezett rendezvényekre és kerekasztalbeszélgetésekre

Az Egis által meghívni szándékozott érintettek kapcsolattartási adatai: a leendő résztvevők és a képviselt szervezet neve, az általuk megadott egyéb, részvétellel kapcsolatos adatok (például: érkezési idő, preferált előadás, stb.) és elérhetőségek (cím, telefonszám, email cím).

Patikai kereskedelmi megbeszélések tervezése, szervezése, eredményességük mérése, az Egis patikai kereskedelmi képviseletéhez szükséges partnernyilvántartás elkészítése és naprakészen tartása, kapcsolattartás az érintett szakemberekkel

Az érintett szakemberek adatai: vezetéknév, keresztnév, szakterület(ek), titulus, képesítés, beosztás, munkahely(ek) neve, címe, azonosító kódja, telefonszáma, e-mail címe, levelezési címe, neme, valamint a gyógyszeripari tevékenység körében a jogszabályok, valamint a külső és belső szabályzatok által meghatározott információk. A patikalátogatások alkalmával a kereskedelmi képviselők az alábbi adatokat jegyzik fel: látogatás helye, időpontja, személyes tapasztalatok, piaci igények és megrendelések.

 

Az Egis a kizárólag munkaviszonnyal kapcsolatos adatokat általában a munkaviszony megszűnésétől számított 3 évig, az egyéb (pl. szerződéses jogviszonnyal kapcsolatos) adatokat általában 5 évig kezeli.

 

4.         Beavatkozással nem járó (NIT) vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelések

 

Beavatkozással nem járó vizsgálat („non-interventional trial”, „NIT”) elvégzéséhez és hatósági engedélyezéséhez szükséges vizsgálatvezetői személyes adatok kezelése

A koordináló vizsgálatvezető szakmai önéletrajza, a vizsgálatvezető vagy a koordináló vizsgálatvezető szándéknyilatkozata, amelyben vállalja, hogy a vizsgálat engedélyezése esetén az általa megismert vizsgálati tervet annak előírásai és az engedélyező határozatban foglaltak szerint hajtja végre;  természetes személy vizsgálatvezetővel a NIT vizsgálatvezetői feladatok ellátására kötött vállalkozási szerződésben szereplő adatok: a vizsgálatvezető neve, címe, adószáma, nyilvántartási száma, bankszámlaszáma. A vizsgálatvezető neve, munkahelyének címe, szakmai önéletrajza kerül továbbításra az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé a NIT engedélyeztetési eljárásban.

Beavatkozással nem járó vizsgálat (NIT) elvégzéséhez és hatósági engedélyezéséhez szükséges vizsgálói személyes adatok kezelése

Természetes személy vizsgálóval a NIT vizsgálói feladatok ellátására kötött vizsgálói vállalkozási szerződésben szereplő adatok: a vizsgáló neve, címe, adószáma, nyilvántartási száma, bankszámlaszáma. A vizsgálatban résztvevő orvosok neve, munkahelyének / vállalkozásának /magánrendelőjének címe továbbításra kerül az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé a NIT engedélyeztetési eljárásban.

A NIT engedélyezéséhez szükséges OGYÉI-ETT-TUKEB (Egészségügyi Tudományos Tanács-Tudományos Kutatásetikai Bizottság) állásfoglalás beszerzése

A vizsgálatban résztvevő orvosok neve, munkahelyének / vállalkozásának /magánrendelőjének címe kerül továbbításra az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé.

(Anonimizált vizsgálati adatokat tartalmazó) beteg megfigyelési adatlapok orvosi hitelesítése

A vizsgáló orvos neve, pecsétszáma minden az orvos által a vizsgálatba bevont beteg adatlapján. A WeB2 Research Kft. adatfeldolgozóként tárhelyszolgáltatást biztosít.

Elektronikus adatbevitelű NIT esetén az elektronikus beteg adatlapokat (eCRF) kezelő programhoz való hozzáférés biztosítása

A vizsgáló orvos neve, e-mail címe, pecsétszáma. A WeB2 Research Kft. adatfeldolgozóként tárhelyszolgáltatást biztosít.

 

NIT Master File: a vizsgálathoz szükséges főbb vizsgálói dokumentumok tárolása

A vizsgálóhelyi bejelentő lapon a természetes személy vizsgáló neve és címe (munkahely címe/magánrendelő címe/vállalkozás címe); a természetes személy vizsgálói vállalkozási szerződésében szereplő adatok: név, cím, adószám, nyilvántartási szám, bankszámlaszám.

 

Az Egis a fenti adatokat általában 5 évig kezeli.

 

5.         Orvostudományi célú adatkezelések – mellékhatások értékelése és hatósági bejelentése, valamint tudományos információs szolgálat működtetése.

 

Termékek esetleges mellékhatásainak (farmakovigilancia) bejelentése az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé és a mellékhatás értékelése

A bejelentő beteg által önkéntesen megadott adatok. Tipikusan: név, életkor, nem, használt gyógyszer neve, betegség, igénybe vett kezelések, laboreredmények, vizsgálati eredmények, panaszok; ha a bejelentő nem a páciens, akkor a bejelentő nevét és elérhetőségét, valamint az általa kezelt páciens nevét, elérhetőségét, életkorát, nemét, gyógyszerszedésével kapcsolatos adatait, betegségét, igénybe vett kezeléseit, laboreredményeit, vizsgálati eredményeit, panaszait is kezeli az Egis. Az ARIS Global adatfeldolgozóként tárhelyszolgáltatást biztosít, kizárólag az EU területén. Az Egis az adatokat szerződő partnerei számára továbbíthatja, ha a szerződés alapján erre köteles (pl. ha a partner a farmakovigilanciai kötelezettség alanya). Az Egis az adatokat hatósági kérésre szintén továbbíthatja, de kizárólag anonimizált formában. Adatmegőrzési idő: a termék forgalomba hozatali engedélyének lejártától számított 10 év.

Tudományos információs szolgálat működtetése, ahol bárki (különösen: orvos, beteg) kérdezhet Egis készítményekkel kapcsolatban

A kérdésben önkéntesen megadott adatok, például: kérdező / bejelentő neve, elérhetősége, beteghez fűződő kapcsolata; beteg neve, foglalkozása, gyógyszer neve, kérdés, amit feltesz, elérhetőségei. Inspekció (hatósági ellenőrzés, melynek célja különösen a gyógyszergyártásra vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése) esetén a hatóság megismerheti, vagy az Egis GXP (GMP, GPV, GCP stb. = gyógyszeripari helyes gyakorlatokat tartalmazó előírások összefoglaló neve) megfelelőségét vizsgáló partneri audit (ellenőrzés) során az Egis szerződéses partnere is betekinthet az adatokba. Adatmegőrzési idő: a kérdés megválaszolását követő 3 év.

 

6.         Biztonsági célú adatkezelések: beléptetőrendszerek, kamerarendszerek működetetése, alkoholszondás ellenőrzés, csomag- és szekrényellenőrzés

 

Beléptetőrendszer működtetése: névre szóló belépőkártyák segítségével az Egis székhelyére, telephelyeire, fióktelepére, ezen belül az egyes épületekbe való belépés és kilépés időpontjának és helyének rögzítése.

Egy esetlegesen felmerülő biztonsági probléma esetén (pl. lopás, betörés) az Egis ellenőrizheti az irodákba, egyéb helyiségbe való belépéseket. Ezen kívül bármely veszélyhelyzet (pl. tűzriadó) esetén az Egis ezen keresztül is tájékozódik az Egis területére belépett személyek aktuális tartózkodási helyéről. Alkalmi belépések esetén (vendégkártya használatával - a vendégkártya egy napra szól, az adott nap 18 órakor a kártyajogosultság törlésre kerül) az Egis a mozgásadatokat a távozástól számított 24 óra elteltével törli.  A belépéskor felvett nevet és kártyaszámot az Egis 1 hónapig őrzi. Rendszeres kártyahasználat esetén a mozgásadatokat az Egis 6 hónap elteltével, illetve a kártyajogosultság megszűnését követő 24 óra elteltével törli. A belépéskor felvett nevet és kártyaszámot az Egis a kártya letéti díj megtérítését követően 8 év elteltével törli.

Elektronikus megfigyelőrendszer (kamerák) működtetése vagyonvédelmi célból, valamint az élet és testi épség védelmének biztosítása céljából -

Az Egis székhelyére, telephelyeire, fióktelepére belépő, valamint a külön tájékoztatóban megjelölt területeken tartózkodó személyekről készült felvételek, a felvétel rögzítésének ideje, a felvételekből levonható következtetések. Adatmegőrzési idő: 3 munkanap, veszélyes anyagok őrzése esetén 30 nap -.

Gyógyszer-technológiai kamerarendszer működtetése a fogyasztók élete, testi épsége és egészsége védelmének biztosítása céljából -

Az Egis székhelyére, telephelyeire, fióktelepére belépő, valamint a külön tájékoztatóban megjelölt területeken tartózkodó személyekről készült felvételek, a felvétel rögzítésének ideje, a felvételekből levonható következtetések. Adatmegőrzési idő: 2 év.

Alkoholszondás ellenőrzés vagyonvédelmi célból, valamint az élet és testi épség védelmének biztosítása céljából.

Érintett személyek: az Egis székhelyére, telephelyeire, fióktelepére belépő személyek, az ellenőrzésben részt vevő közreműködő tanúk és a vizsgálatot végző személyek. Adatkör: az alkoholszondás ellenőrzés alá vont személy neve, születési ideje, aláírása, az alkoholszondás ellenőrzés megállapitásai, az alkoholszondás ellenőrzés, valamint – az ellenőrzés alá vont ezirányú kérelme esetén – a vérvizsgálat eredménye, a közreműködő tanúk neve, törzsszáma és aláírása, vizsgálatot végző neve és aláírása. Adatmegőrzési idő: 5 év. Negatív eredménnyel lezárt ellenőrzés esetén 1 év.

Csomagellenőrzésés szekrényellenőrzés vagyonvédelmi célból, valamint az élet és testi épség védelmének biztosítása céljából.

Érintett személyek: az Egis székhelyére, telephelyeire, fióktelepére belépő személyek, az ellenőrzésben részt vevő közreműködő tanú és az ellenőrzést végző személyek. Adatkör: az ellenőrzés alá vont személy neve, születési dátuma, valamint aláírása, az ellenőrzés megállapításai, az ellenőrzés során nyert megállapítások alapján foganatosított intézkedések, az érintettnek az ellenőrzéssel, valamint az annak eredménye alapján foganatosított intézkedésekkel kapcsolatos esetleges megjegyzése(i), a közreműködő tanú neve, törzsszáma és aláírása, az ellenőrzést végző neve, munkaköre, azon szervezeti egység neve, ahol foglalkoztatják, valamint aláírása, emellett a jegyzőkönyv felvételének helye és ideje (ideértve annak lezárását). Adatmegőrzési idő (eljárás hiányában): 5 év, illetve bűncselekmény esetén a büntethetőség elévüléséig. Negatív eredménnyel lezárt ellenőrzés esetén 1 év.

 

7.         Marketing célú adatkezelések, szakmai célú, kommunikációs képzésekkel kapcsolatos adatkezelések, médiamegjelenések, rendezvények

Promóciós anyagok és hírlevelek küldése postai úton, telefonon, emailben vagy SMS-ben.

Például: papír alapú direkt marketing kampány, SMS alapú promóciós kampány, e-mailes hírlevél, marketing célú kapcsolattartás a látogatott orvosokkal és kulcsfontosságú véleményvezérekkel, egyéb szakemberekkel, Egis kiadványok (Bekopogtató, Lélekemelő) eljuttatása, Egis VIP Patika hírlevél küldése. Kezelt adatok köre: a címzett neve, születési ideje, mobiltelefonszáma, vezetékes telefonszáma, e-mail címe, munkahelye, beosztása, lakcíme. A hírlevelek szerkesztését, illetve a kiküldésükklel kapcsolatos technikai feladatokat és segítségnyújtást az Egis szerződő partnerei mint adatfeldolgozók végezhetik.

Szakmai célú kapcsolattartás a hatósági döntéshozókkal, döntés-előkészítőkkel (személyesen, telefonon, e-mailen)

Hatósági döntéshozók és döntéselőkészítők neve, mobiltelefonszáma, vezetékes telefonszáma, e-mail címe, munkahelye, beosztása.

Az orvosok tudományos képzése céljából támogatás nyújtása, az orvosok részére szakmai kongresszusokon való részvétel céljából

Támogatás által érintett orvosok neve, pecsétszáma, anyja neve, születési helye és ideje, lakcíme, telefonszáma, e-mail címe, munkahely neve és címe, beosztása, végzettsége/szakképzettsége, nyelvtudása, szakmai társasági tagsága, továbbképzési központ, melynek tagja. Az adatokból az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé jelentés készülhet.

Egyéni vállalkozókkal kötött előadói, cikkírási és tanácsadási (un. Advisory Board) szerződések kezelése

Előadói, cikkírással kapcsolatos, valamint tanácsadási (ún. Advisory Board) szerződéses partner egyéni vállalkozók telefonszáma, e-mail címe, az előadói szerződésben rögzített egyéb adatok (pl. az érintett szakterülete). A szerződéseket tároló IT eszközöket a következő társaságok üzemeltetik adatfeldolgozóként: SAP Hungary Kft., EasyCon Tanácsadó Kft., DXC Technology Enterprice Services Kft., Itelligence Hungary Informatikai Kft.

Rendezvények bejelentése az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) felé -

A jogszabályban előírt transzparencia (átláthatósági) követelményeknek való megfelelés céljából. Például: Egis által szervezett rendezvény, CNS (Central Nervous System) klub, hospital meeting (kórházi helyszínen tartott rendezvény orvosok számára), roundtable (rendezvény külső helyszínen az orvosok számára) - a rendezvényen résztvevők (egészségügyi szakemberek, orvosok) neve. Az adatokat az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) honlapra töltik fel (előzetes jelentés) www.ogyei.gov.hu.

Rendezvényeken való jelenlét igazolása a jogszabályban előírt transzparencia (átláthatósági) követelményeknek való megfelelés céljából

Igazolása a rendezvényen résztvevő személyek (egészségügyi szakemberek, orvosok) neve, pecsétszáma, munkahelye, rendezvény neve, a rendezvénnyel kapcsolatban eszközölt támogatások összege, továbbá a rendezvény támogatójának a neve. Az Egis az adatokat az OGYÉI részére kérésre továbbítja.

Regisztráció szakmai weboldalon (www.szakmai.nyugodtlelekkel.hu)

A szakmai weboldalon regisztráló személy neve, pecsétszáma vagy nyilvántartási száma, e-mail címe. Az adatok gyűjtését és a weboldal fejlesztését adatfeldolgozóként a Square Lime Solutions Kft. végzi (1037 Budapest, Mátyáshegyi köz 9.;  office@squarelime.hu).

Hatósági kapcsolatok nyilvántartása

Un. stakeholder mapping (market access) - hatósági kapcsolattartók (angolul: „stakeholder”) kapcsolattartók neve, pozíciója, vezetékes vagy mobil telefonszáma, e-mail címe.

Klinikai vizsgálatokhoz centrumok és vizsgálók ajánlása az Egis Orvostudományi Igazgatósága részére

Ajánlások által érintett vizsgálók neve, pozíciója, vezetékes és mobil telefonszáma, e-mail címe.

A biológiai hatóanyagot tartalmazó (biohasonló – azaz törzskönyvezett biológiai hatóanyagot tartalmazó gyógyszerek másolatai) termékek esetén edukációs anyagok átadása a beteget kezelő szakorvos részére, és ennek az OGYÉI felé történő igazolása

A beteget kezelő szakorvosok (akik részére az edukációs anyagok átadásra kerülnek) neve, munkahelyük megnevezése, aláírása. Az adatokat az Egis az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI)  részére továbbítja.

A www.egismed.hu honlapon regisztrált szakemberek (orvosok) regisztrációja és felhasználási jogosultságának azonosítása

Vezetéknév, keresztnév, e-mail cím, foglalkozás (egészségügyi szakdolgozó, orvos, gyógyszerész), pecsétszám/nyilvántartási szám, szakterület (opcionális), nem, felhasználói név, jelszó. Akkreditált Továbbképző tesztekkel kapcsolatban: sikeres vizsga ténye, továbbképzési pontszám. A felhasználói jogosultság alapján a weboldalon keresztül az Egis szakmai anyagokat tud eljuttatni és Akkreditált Továbbképző tesztek kitöltését (orvos edukáció - orvosi online (tovább)képzés szervezése és támogatása) tudja lehetővé tenni. A regisztrációval kapcsolatos technikai feladatokat és segítségnyújtást a Promenade Publishing House Kft. mint adatfeldolgozó  végzi. A weboldalon keresztül tett sikeres vizsgáról az Egis értesítést küld a www.oftex.hu / www.gyoftex.hu oldalra. Az adatkezelés részletes feltételeit a www.egismed.hu honlapon található adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

 

Az adatokat az Egis általában az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, ennek hiányában a kapcsolattartáshoz szükséges ideig őrzi. Rendezvények esetén az adatmegőrzési idő 1 év, szerződések esetén és biohasonló termékek esetén 5 év.

 

Egyes harmadik felek hírleveleket küldhetnek természetes személyek részére promóciós célból. A hírlevelek tartalmazhatnak Egis tartalmakat (pl. szakmai cikkek, videointerjúk, kongresszusi beszámolók, vizsgálatok összefoglalója, Egis termékek). A hírlevelek címzettjeinek listáját azonban önálló adatkezelőként az adott harmadik fél állítja össze, és ő is küldi ki a hírleveleket. Az Egis ezzel az adatkezeléssel kapcsolatban nem gyakorol ellenőrzést, személyes adatokat nem ismer meg, és az adatkezelés feltételeire az adott harmadik fél adatkezelési tájékoztatója irányadó.

 

8.         Vevői/minőségi reklamációkkal kapcsolatos személyes adat kezelés

 

Vevői reklamációk kezelése (gyógyszer, orvostechnikai eszköz)

A bejelentő által önkéntesen megadott adatok.

 

A bejelentő jellemzően gyógyszertár, nagykereskedő, Egis leányvállalat vagy kereskedelmi képviselet, illetve szerződéses partner, ritkább esetben maga a páciens.

 

A reklamáció kezeléshez az Egis minden esetben bekéri a termék nevét, gyártási számát és a probléma leírását.

 

A reklamáció benyújtása és kezelése során az Egis tudomására juthat a páciens neve, lakcíme, telefonszáma, email címe, betegsége, általa szedett gyógyszerek neve, egészségi állapotára vonatkozó információk, igénybe vett kezelések, laboreredmények, vizsgálati eredmények, életvitelére vonatkozó információk.

 

Ha a bejelentő nem a páciens, akkor a fenti adatokon túl a bejelentő nevét és elérhetőségét is kezeli az Egis.

 

A személyes adatok a reklamáció lezárásától számított 1 év után törlésre kerülnek. Ezt követően az Egis kizárólag az érintett személyekhez nem kapcsolható, anonimizált adatokat őriz meg a reklamációk kapcsán. A kapcsolódó rendszert (Catsweb) a CNW Rendszerintegrációs Zrt. üzemelteti.

 

9.         Az Egis által meghirdetett álláshelyekre jelentkező személyek adatainak kezelése

 

Az Egis az általa meghirdetett álláshelyekre jelentkező személyek adatait, többek között a https://karrier.egis.hu/allasok karrieroldalon meghirdetett álláshelyekre vagy papír alapon vagy e-mailben jelentkező pályázók adatait az alábbi célokból kezeli.

 

A pályázók személyes adatainak kezelése az Egis által meghirdetett álláshely betöltése (toborzás) céljából

A pályázók neve, kapcsolattartási adatai (cím, telefonszám, e-mail cím, adott esetben LinkedIn elérhetőség, saját szakmai honlap címe), önéletrajz és motivációs levél tartalma, önéletrajzhoz mellékelt profilkép (fotó), idegen-nyelv ismeret, korábbi tapasztalatra, munkahely(ek)re, képzettségre, képességre, tanulmányokra vonatkozó adatok, preferált szakterület, referenciák, esetlegesen elvárt havi fizetés. Az önéletrajzok és pályázatok magukban foglalhatják a pályázók saját maguk által önkéntesen megadott személyes adatait, úgymint: születési hely és idő, anyja neve, állampolgárság, Facebook, Skype azonosító, anyanyelv, bármilyen egyéb dokumentum az önéletrajzon és motivációs levélen kívül.

A pályázó megpályázott munkakörre való szakmai alkalmasságának felmérése az álláspályázatok áttekintését követően, a megpályázott munkakör jellege szerint

Az online felületen/ tesztlapokban / személyes megfigyelés során (személyes interjú, assessment center során) feltett kérdések kizárólag a meghirdetett munkakör betöltéséhez elengedhetetlenül szükséges kompetenciák vizsgálatára irányulnak. A vizsgálat elvégzését az Egis által felkért szakember (pszichológus, HR szakértő) vagy az Egis saját állományú szakembere végzi, a pályázó által kitöltött tesztlapokban/ online felület/személyes megfigyelés során megadott válaszok kiértékelésével. A vizsgálat kiértékelésében a következő partnerek vesznek részt: Profiles International Hungary Kft., Performan Group Kft., HaRp &Partners Kft.

A pályázó önéletrajzának és álláspályázati anyagainak valamint kompetencia vizsgálattal összefüggő anyagainak megőrzése abból a célból, hogy az Egis a pályázót a jövőben (például egy későbbi üresedés esetén) állásajánlattal közvetlenül megkereshesse

A pályázótól eredetileg felvett adatok köre.

 

Az adatmegőrzési idő a pályázó hozzájárulása visszavonásának vagy tiltakozásának hiányában sikeres pályázó esetében a munkaviszony kezdetétől számított 2 év, sikertelen pályázó esetében a kiválasztási eljárás lezárását követő 2 év. A pályázó önéletrajzának és álláspályázati anyagainak, valamint kompetencia vizsgálattal összefüggő anyagainak jövőbeli állásajánlat céljából történő megkeresés okán való megőrzése esetén az adatmegőrzési idő a kiválasztási eljárás lezárását követő 2 év.. A pályázó álláspályázataihoz és az abban foglalt személyes adataihoz az Egis szervezetén belül az érintett álláspályázat szerinti terület illetékese és az Egis HR Igazgatóságának illetékes munkavállalói férhetnek hozzá az adatkezelés időtartama alatt. A karrieroldalt a Nexum Magyarország Kft. üzemelteti.

10. Klinikai vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelések

 

Klinikai  vizsgálat elvégzéséhez és hatósági engedélyezéséhez szükséges vizsgálatvezetői és társvizsgálói személyes adatok kezelése 

A koordináló vizsgálatvezető és társvizsgálók szakmai önéletrajza és/vagy a szakképzettségüket bizonyító más megfelelő dokumentum;

a vizsgálatvezető vagy a koordináló vizsgálatvezető szándéknyilatkozata, amelyben vállalja, hogy a vizsgálat engedélyezése esetén az általa megismert vizsgálati tervet annak előírásai és az engedélyező határozatban foglaltak szerint hajtja végre. Továbbá: a vizsgálati protokollban szereplő adatok - a vizsgálatvezető neve, elérhetősége. Adatmegőrzési idő: a vizsgálat archiválását követő 25 év vagy a termék forgalmazásának megszűnését követő 5 év (amelyik hosszabb). A vizsgálatvezetők és a társvizsgálók szakmai önéletrajza és/vagy a szakképzettségüket bizonyító más megfelelő dokumentum a hatóságok számára elérhető.

(Anonimizált vizsgálati adatokat tartalmazó) beteg megfigyelési adatlapok hitelesítése 

A vizsgálatvezető vagy társvizsgálók neve, aláírása, esetlegesen pecsétszáma minden  vizsgálatba bevont beteg adatlapján. Adatmegőrzési idő: a vizsgálat archiválását követő 25 év vagy a termék forgalmazásának megszűnését követő 5 év (amelyik hosszabb).

Klinikai vizsgálat monitorozása – a vizsgálati dokumentumok helyszíni ellenőrzése

A vizsgálatban részt vevő alanyok (érintettek) egészségügyi adatai, valamint egyéb személyes adatai: az érintett neve, aláírása, kontaktálásához és beazonosításához szükséges adatai, a vizsgálat elvégzéséhez, a vizsgálat biztonságosságának megítéléséhez és a vizsgálat eredményeinek megalkotásához szükséges egészségügyi adatok. Az adatkezelés a dokumentumok helyszíni ellenőrzése által megkövetelt időtartamhoz igazodik.

 

Az érintettek jogainak és jogorvoslati lehetőségeinek összefoglalója

 

Az adatvédelmi jogokat és jogorvoslati lehetőségeket, és ezzel kapcsolatban a GDPR vonatkozó rendelkezéseit és korlátozásait részletesen az Adatkezelési Tájékoztató és a GDPR tartalmazza (így különösen a GDPR 15., 16., 17., 18., 19., 20., 21., 22., 77., 78., 79. és 82. cikkei).

 

Átlátható tájékoztatás. Az érintettek jogosultak tájékoztatásra tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően arról, hogy az Egis hogyan kezeli személyes adataikat, és mik a kapcsolódó jogaik. Az Adatkezelési Tájékoztató célja ez a tájékoztatás.

 

Hozzáférés. Az érintettek jogosultak hozzáférni személyes adataikhoz. Ennek célja, hogy az érintettek tisztában legyen azzal, és ellenőrizhessék, hogy az Egis személyes adataikat a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokkal összhangban használja fel.

 

A helyesbítéshez való jog. Az érintettek jogosultak a pontatlan vagy nem teljes személyes adataik helyesbítésére.

 

A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”).  Ez a jog lehetővé teszi az érintettek számára, hogy töröltessék vagy eltávolíttassák személyes adataikat, ha nincs jogszerű indok az Egis számára azok további használatára. Ez nem egy korlátozás nélküli jog, vannak alóla bizonyos kivételek.

 

Az adatkezelés korlátozásához való jog. Az érintettek kérhetik adataik további kezelésének „blokkolását” vagy korlátozását. Az adatkezelés korlátozása esetén az Egis továbbra is tárolhatja az adatokat, de egyébként nem használhatja fel azokat.

 

Adathordozhatósághoz való jog. Az érintettek jogosultak a személyes adataikat megkapni és saját céljukra más szolgáltatásokkal összefüggésben vagy társaságok kezelésében újra felhasználni. Ez nem egy korlátozás nélküli jog, vannak alóla bizonyos kivételek.

 

Tiltakozás az adatkezelés ellen. Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a kezelése ellen. Ebben az esetben az Egis a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az Egis bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

 

Felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga és bírósághoz fordulás joga. Az érintettek jogosultak nemzeti adatvédelmi felügyeleti hatóságuknál panaszt tenni személyes adataik Egis általi kezelésével kapcsolatban. Magyarországon a felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (http://naih.hu/; 1530 Budapest, Pf.: 5.; telefon: +36-1-391-1400; fax: +36-1-391-1410; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu). Az érintett a rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok – köztük a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog – sérelme nélkül hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak a GDPR-nak nem megfelelő kezelése következtében megsértették a GDPR szerinti jogait. A bíróságok listájához lásd: https://birosag.hu/ugyfelkapcsolati-portal/illetekessegkereso.

 

Határidők. Az Egis indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a GDPR 15–22. cikk szerinti kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Egis a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.